Un piccolo investimento per un grande vantaggio
Una volta si lavorava con una montagna di carta (documenti, appunti, foglietti di annotazione…) sparpagliati sulla scrivania (beh, succede anche adesso!): più grande era la scrivania, meglio era… (anche se poi si riempiva ugualmente).
Ma oggi gran parte del materiale scritto che necessariamente dobbiamo utilizzare è nativamente in formato elettronico e lo leggiamo/apriamo su un altro tipo di scrivania, il desktop del nostro computer: sul monitor!
Anche qui vale la considerazione: più grande è, più spazio c’è, meglio si lavora.
Ed ecco che, per lavorare meglio, in tanti posti di lavoro dei nostri clienti, proponiamo l’utilizzo di più monitor contemporaneamente, configurati come “desktop esteso”, quindi come se fosse una “scrivania aggiuntiva” su cui “appoggiare documenti”, più correttamente “su cui puoi trascinare e posizionare le finestre di Windows che hai aperto”.
Il desktop esteso può aumentare la produttività e migliorare l’esperienza di lavoro. Con un desktop esteso, è possibile suddividere il lavoro tra i due o tre schermi, aumentando la superficie di lavoro e velocizzando l’attività. Inoltre, è possibile visualizzare più finestre contemporaneamente, senza doverle sovrapporre o ridimensionare continuamente. Ciò può essere particolarmente utile per chi lavora con molte applicazioni o molti documenti aperti contemporaneamente.
E con il moltiplicarsi dei flussi d’informazione da tenere sotto controllo durante la giornata lavorativa (email, gestionale, sistemi di monitoraggio e altro) sembra aumentare anche la necessità di spazio a disposizione sugli schermi dei nostri computer.
Dunque lavorare con un doppio monitor in ufficio offrirebbe una serie di vantaggi significativi che possono migliorare notevolmente l’efficienza e la produttività sul luogo di lavoro.
Ecco alcuni dei principali benefici:
1. Aumento della produttività: è possibile visualizzare contemporaneamente più applicazioni e documenti senza dover costantemente passare da una finestra all’altra. Ciò riduce i tempi morti e migliora la capacità di multitasking, consentendo di completare le attività in modo più rapido ed efficiente.
2. Organizzazione ottimizzata: si ha una visualizzazione extra, consentendo di organizzare meglio le informazioni. È possibile tenere aperte più finestre senza sovraccaricare lo schermo, facilitando la gestione di dati, documenti e risorse.
3. Migliore flusso di lavoro: la possibilità di visualizzare contemporaneamente più applicazioni è particolarmente utile per professionisti che lavorano con software specializzati o che devono fare ricerche online mentre mantengono attive altre applicazioni. Ciò semplifica il flusso di lavoro complessivo e riduce il rischio di errori.
4. Facilità nella collaborazione: durante le riunioni o le sessioni di lavoro collaborativo, un doppio monitor consente di visualizzare simultaneamente presentazioni, documenti condivisi o dati di riferimento. Questo favorisce una comunicazione più efficiente e agevola la collaborazione tra colleghi.
5. Concentrazione migliorata: avere un doppio monitor consente di mantenere l’attenzione su un’applicazione principale mentre si consultano informazioni di supporto sull’altro schermo. Ciò è particolarmente vantaggioso per coloro che devono analizzare dati o leggere documenti dettagliati.
Come fare?
Per utilizzare due monitor come fossero uno solo (stessa tastiera e mouse, barra applicazioni condivisa e unica, sfondi anche diversi), è possibile attivare la funzione di desktop esteso sui più schermi. Questa funzione è disponibile su tutti i PC con Windows 10 e Windows 11, senza la necessità di installare alcun programma aggiuntivo (normalmente, dopo aver collegato il monitor aggiuntivo, con tasto destro del mouse sul desktop / scegliere “impostazioni schermo” e scegliere come identificare e “spostare” a destra/sinistra il monitor aggiuntivo).
Su tutti i computer non troppo datati, la doppia uscita monitor è presente: che sia una doppia HDMI o DisplayPort o la classica uscita VGA, o un misto, la possibilità di utilizzare almeno due monitor è ormai standard… e possiamo anche utilizzare una buona uscita USB con un adattatore video per aggiungere un’altra porta.
Ovviamente serve anche un altro monitor: ma per questo un buon 24" si trova a meno di 100 euro (…preferibilmente in negozio da JCN - ☺️) e dalle porte di entrata del segnale sul monitor (cavi e adattatori eventualmente acquistabili con pochi euro)
PS:
È vero, gran parte dei documenti di lavoro sono oggi in formato elettronico, grazie alla diffusione dei computer e dei dispositivi mobili. Questo ha portato a una maggiore efficienza nella gestione dei documenti, poiché i documenti elettronici possono essere facilmente archiviati, condivisi e modificati in modo collaborativo. Inoltre, la conservazione dei documenti elettronici richiede meno spazio fisico rispetto ai documenti cartacei, riducendo così i costi di archiviazione e di gestione.
Tuttavia, ci sono anche alcune sfide associate alla gestione dei documenti elettronici. Ad esempio, i documenti elettronici possono essere vulnerabili a perdite di dati, virus informatici e accessi non autorizzati.
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