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L'E-MAIL E LA POSTA ELETTRONICA CERTIFICATA
 
L'e-mail è ormai lo strumento elettronico più utilizzato per lo scambio di comunicazioni scritte via Internet.
Il principale vantaggio dell'e-mail è l'immediatezza. I messaggi possono includere testo, immagini, audio, video o qualsiasi tipo di file.
 
La Posta Elettronica Certificata è il sistema attraverso il quale è possibile inviare email con valore legale equiparato ad una raccomandata con ricevuta di ritorno.
 
ATTENZIONE!!!
Tutte le aziende, i professionisti iscritti ad albi o elenchi e le pubbliche amministrazioni devono dotarsi di PEC.
Il decreto legge 185 del 29 novembre 2008 stabilisce l'obbligo, per le società di capitali, per le società di persone e per i professionisti iscritti in albi o elenchi e le pubbliche amministrazioni, di dotarsi di una casella di posta elettronica certificata (PEC).
- per le società di nuova costituzione, la PEC è immediatamente obbligatoria e deve essere richiesta alla costituizione della società (la mancata comunicazione dell'indirizzo PEC determina la sospensione del procedimento di sicrizione al Registro Imprese);
- per le società già costituite al 29/11/2008, la PEC deve essere richiesta entro e non oltre il 29/11/2011 e deve essere comunicata al Registro Imprese competente;
- per i professionisti (avvocati, ingegneri, architetti, consulenti del lavoro, dottori commerialisti ed esperti contabili, ecc...) diviene obbligatoria dal 29/11/2009 e va comunicata all'ordine o collegio di appartenenza;
- per le amministrazioni pubbliche che non vi avessero ancora provveduto ai sensi dell'art. 47, comma 3, lettera a) del Codice dell'Amministrazione digitale (CAD), devono istituire una casella di posta certificata per ciascun registro di protocollo e ne danno comunicazione al CNIPA.
 
Società di nuova costituzione -> Obbligo PEC -> immediato
Società costituite prima del 29/11/2008 -> Obbligo PEC -> entro il 29/11/2011
Professionisti -> Obbligo PEC -> entro il 29/11/2011
PA -> Obbligo PEC -> immediato
Ditte individuali -> PEC consigliata
Privati -> PEC consigliata
 
L'obbligo per la PA riguarda tutte le Amministrazioni dello Stato, compresi gli istituti e le scuole di ogni ordine e grado e le istituzioni educative, le aziende ed amministrazioni dello Stato ad ordinamento autonomo, le Regioni, le Province, i Comuni, le Comunità montane e loro consorzi e associazioni, le istituzioni universitarie, gli Istituti autonomi case popolari, le CCIAA e loro associazioni, gli enti pubblici non economici nazionali, regionali e locali, le amministrazioni, le aziende e gli enti del Servizio sanitario nazionale e le Agenzie di cui al D. Lgs. n. 300/99 (Agenzia delle Entrate, delle Dogane, del Territorio, ecc...).
 
 
Così come una raccomandata con ricevuta di ritorno dà a chi spedisce qualsiasi documento, inclusa una fattura di carta, la sicurezza dell'avvenuto recapito, avere a disposizione un sistema che fornisca analoghe garanzie anche nel caso di posta elettronica è di grande utilità.
 
Il termine "certificata" si riferisce al fatto che il gestore del servizio rilascia al mittente una ricevuta che costituisce prova legale dell'avvenuta spedizione del messaggio ed eventuali allegati. Allo stesso modo, il gestore del destinatario invia al mittente la ricevuta di avvenuta consegna.
 
I gestori certificano quindi con le proprie "ricevute":
  • che il messaggio è stato spedito;
  • che il messaggio è stato consegnato;
  • che il messaggio non è stato alterato.
In ogni avviso inviato dai gestori, è apposta anche una marca temporale che certifica data ed ora di ognuna delle operazioni descritte.
I gestori inviano ovviamente avvisi anche in caso di errore in una qualsiasi delle fasi del processo (accettazione, invio, consegna) in modo che non ci siano mai dubbi sullo stato della spedizione di un messaggio.
Se il mittente dovesse smarrire le ricevute, la traccia informatica delle operazioni svolte, consevata dal gestore per 30 mesi, consente la riproduzione, con lo stesso valore giuridico, delle ricevute stesse.
 
I gestori di posta elettronica certificata sono soggetti privati che devono possedere una pluralità di requisiti stabiliti dalla legge (devono, per esempio, possedere gli stessi requisiti di onorabilità previsti per l'attività bancaria, e avere un capitale sociale non inferiore a 1 milione di euro), e possono operare solo se sono autorizzati dal CNIPA, il Centro Nazionale per l'Informatica nelle Pubbliche Amministrazioni.
 
L'offerta della Posta Elettronica Certificata si rivolge a tutti coloro che hanno l'esigenza di inviare e ricervere messaggi o allegati in modo sicuro, con attestazione di invio e consegna, comodamente dal proprio pc, senza code o lunghe attese.
Inoltre, paragonando la Posta Elettronica Certificata ai tradizionali strumenti di comunicazione, quali fax o Raccomandate, è evidente il risparmio che si può ottenere, dato che il costo della PEC è fisso e non dipende dalla quantità o dimensione dei messaggi spediti o ricevuti.
 
L'utilizzo della PEC si sta rapidamente diffondendo, in quanto permette di sostituire la raccomandata e il fax nei rapporti ufficiali e può essere utilizzata anche per l'inoltro di comunicazioni che attestino l'invio, ma non richiedano la certificazione della consegna (ad esempio, le fatture).
Alcuni esempi di utilizzo:
  • Privati che vogliono evitare spese o code per l'invio delle proprie raccomandate;
  • Aziende che desiderano sostituire la posta cartacea, per semplificare i rapporti con clienti e fornitori;
  • Gestione delle comunicazioni ufficiali all'interno di organizzazioni articolate o "a rete" (franchising, agenti, ecc.);
  • Enti pubblici che devono inviare comunicazioni ufficiali verso altri enti, oppure verso i cittadini;
  • Inoltro di circolari e direttive;
  • Integrazione delle trasmissioni certificate in software gestionali, paghe e stipendi, protocollo, gestori documentali, workflow;
  • Invio e ricezione di ordini, contratti, fatture;
  • Convocazione di Consigli, Assemblee, Giunte;
  • Gestione di gare di appalto;
  • Privati ed aziende che devono inviare documenti alla Pubblica Amministrazione (accertamento tributario, etc.).
VANTAGGI:
 
Semplicità: il servizio PEC si usa come la normale posta elettronica, sia tramite programma client (es. Outlook Express), che via Web, tramite webmail.
Dal punto di vista tecnico, la PEC è molto semplice da usare: bastano un contratto con uno dei Gestori accreditati (per ottenere una propria casella email PEC), un client sul tipo di Outlook Express o Mozilla Thunderbird, oppure la possibilità di accedere alla propria casella di PEC con modalità webmail, e si è pronti all'uso: basta preparare il messaggio, aggiungere gli eventuali allegati e spedire il tutto.
La ricezione è soltanto un poco più laboriosa: si riceverà una Busta di Trasporto, cioè un messaggio di posta elettronica che, una volta aperto, conterrà due allegati il cui nome è definito dal D.M. 2 novembre 2005: postacert.emi e daticert.xml. Il primo contiene il messaggio originale, il secondo contiene l'insieme, strutturato dal Gestore del Mittente, secondo le specifiche definite nel D.M., di tutte le informazioni relative all'invio: mittente, gestore del mittente, tutti i destinatari, data e ora dell'invio e altre informazioni "di servizio".
 
Sicurezza: il servizio utilizza i protocolli sicuri POP3s, IMAPs, SMTPs ed HTTPs. Tutte le comunicazioni sono protette, perché crittografate e firmate digitalmente. Per questo, avrete sempre la certezza che i messaggi inviati o ricevuti non possano essere contraffatti.
 
Valore legale: a differenza della tradizionale posta elettronica, alla PEC è riconosciuto pieno valore legale e le ricevute possono essere usate come prove dell'invio, della ricezione ed anche del contenuto del messaggio inviato. Le principali informazioni riguardanti la trasmissione e la consegna vengono conservate per 30 mesi dal gestore e sono anch'esse opponibili a terzi.
 
No virus e spam: l'identificazione certa del mittente di ogni messaggio ricevuto ed il fatto che non si possano ricevere messaggi non certificati rendono il servizio PEC pressoché immune dalla fastidiosa posta spazzatura.
 
Risparmio: confrontando i costi di una casella PEC con quelli di strumenti quali fax e raccomandata è evidente il risparmio che si può ottenere non solo in termini economici, ma anche di tempo.
 
Costo fisso: il prezzo annuale di una casella PEC non prevede costi aggiuntivi in base all'utilizzo.
 
ASPETTI GENERALI:
 
La trasmissione viene considerata posta certificata solo se le caselle del mittente e del destinatario sono caselle di posta elettronica certificata.
Se una delle caselle coinvolte nella trasmissione non è una casella di PEC, si viene a perdere il valore della trasmissione e il sistema potrà fornire solo una parte delle funzionalità di certificazione previste; in questo caso, per esempio, non viene fornita la ricevuta di avvenuta consegna.
I gestori di posta certificata sono obbligati a mantenere traccia di tutti i principali eventi che riguardano la trasmissione. Queste registrazioni vengono mantenute per 30 mesi e possono essere utilizzate come prova da parte degli interessati.
I gestori, inoltre, sono tenuti ad utilizzare sempre un riferimento orario allineato con gli istituti ufficiali che garantiscono l'ora esatta. Quindi, le registrazioni e tutti gli elementi descritti in seguito (ricevute, buste...) conterranno sempre l'ora esatta.
 
Accesso e identificazione:
L'utilizzo dei servizi di posta certificata avviene esclusivamente utilizzando protocolli sicuri, in modo da evitare qualsiasi manomissione del messaggio da parte di terzi.
La maggior parte degli strumenti di posta più diffusi è già in grado da tempo di gestire questi protocolli.
L'identificazione può avvenire tramite user e password, oppure tramite certificati digitali.
 
Certificazione dell'invio:
Quando si spedisce un regolare messaggio da una casella di posta certificata, si riceve dal proprio provider di posta certificata una ricevuta di accettazione, firmata dal gestore stesso, che attesta il momento della spedizione ed i destinatari (distinguendo quelli normali da quelli dotati di PEC); le informazioni sono disponibili sia in formato testo, leggibile, sia in formato xml, più facilmente elaborabile.
 
Integrità del messaggio:
Il gestore di posta certificata del mittente crea un nuovo messaggio, detto busta di trasporto, che contiene il messaggio originale e i principali dati di spedizione; la busta viene firmata dal provider, in modo che il provider del destinatario possa verificare la sua integrità (ovvero che non sia stato manomesso nella trasmissione).
A completa garanzia dell'integrità del messaggio, mittente e destinatario sono obbligati ad utilizzare la casella di PEC solo tramite protocolli sicuri, come descritto in precedenza.
 
Certificazione della consegna:
Un messaggio di posta certificata viene consegnato nella casella del destinatario inserito nella sua "busta di trasporto". Non appena effettuata la consegna, il provider del destinatario invia al mittente la ricevuta di consegna. Anche in questo caso, si tratta di un messaggio email, firmato dal gestore stesso, che attesta la consegna, data e ora di consegna, contenuto consegnato.
Va sottolineato l'ultimo punto: infatti, la ricevuta di consegna contiene, in allegato, anche il messaggio vero e proprio (con tutti i suoi eventuali allegati). Questo significa che la posta certificata fornisce al mittente una prova, firmata dal provider scelto dal destinatario, di tutto il contenuto che è stato recapitato (con data e ora di recapito). Questa è una delle caratteristiche più significative che distingue la posta certificata dai normali mezzi per l'invio di documenti ufficiali in formato cartaceo.
Se si invia un messaggio PEC a un altro utente sempre di PEC, la ricevuta di consegna che viene recapitata al mittente contiene normalmente, salvo diversa scelta da parte di quest'ultimo, l'intero messaggio spedito, il che consente di dimostrare di aver inviato proprio "quel" messaggio. Questo è analogo al risultato che si ottiene con la posta cartacea, quando si manda una Raccomandata senza busta: il destinatario non può negare di aver ricevuto esattamente quel contenuto. Anzi: la PEC è ancora più affidabile, in quanto, a differenza della raccomandata cartacea, la ricevuta contiene proprio il messaggio spedito.
 
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